Beim relationen Datenbankentwurf sollten alle Informationen so weit wie möglich aufgeteilt werden, damit jedes Feld nur Informationen zu einem einzigen Gegenstand enthält. Ein typischer Verstoß gegen diese Regel ist die Erfassung von Postleitzahl und Ort in einem einzigen Feld. Nach einem umfangreichen Datenimport können Sie also mit einem solchen Problem gegenüberstehen.
Trennen Sie nicht zusammengehörende Feldinhalte mit Hilfe einer Aktualisierungsabfrage auf.
Abbildung 1 unten zeigt solch ein Beispiel.
Dieses Beispiel ist noch relativ einfach zu lösen, weil Sie es hier mit einer festen Anzahl von Zeichen zu tun haben: fünf Zeichen für eine deutsche Postleitzahl. Gehen Sie wie folgt vor.
Legen Sie in der Tabelle die beiden Felder Plz und Ort zur Speicherung der getrennten Feldinhalte an.
Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage und stellen Sie für die Felder Plz und Ort im Feld Aktualisieren folgende Eigenschaften ein:
Links([PlzUndOrt];5)
Teil([PlzUndOrt];7)
Die Funktion Links bzw. Left gibt die ersten fünf und die Funktion Teil bzw. Mid gibt alle Zeichen ab dem siebten Zeichen zurück.
Führen Sie die Abfrage aus. Überprüfen Sie das Ergebnis und löschen Sie anschließend das nun nicht mehr benötigte Feld PlzUndOrt.