Access bietet diverse Möglichkeiten, die Eingaben von Daten zu erleichtern. Vor allem in verknüpften Tabellen werden bei der Auswahl eines existierenden Datensatzes die dazugehörigen Daten automatisch angezeigt.
Ein Beispiel für das automatische Füllen von Feldern ist eine Abfrage, in der die beiden Tabellen Artikel und Lieferanten miteinander verknüpft werden. Zwischen den beiden Tabellen besteht eine 1-zu-N-Beziehung, die über das Feld Lieferanten-Nr beider Tabellen realisiert wird: siehe Abbildung 1.
Wenn Sie nun das verknüpfte Feld Lieferanten-Nr der Tabelle Artikel ändern, ermittelt Access die Feldinhalte Kontaktperson und Telefon aus der Tabelle Lieferanten und zeigt sie an.
Auf der Basis dieser Abfrage können Sie nun ein Formular anlegen. Plazieren Sie auf dem Formular ein Kombinationsfeld, das an das Datenfeld Lieferanten-Nr gebunden ist. Die Datensatzherkunft des Kombinationsfeldes sollte aus einer Abfrage mit den Feldern Firma und Lieferanten-Nr bestehen, wobei Sie das Feld Lieferanten-Nr an das Kombinationsfeld binden. Die Breite der Spalte Lieferanten-Nr setzen Sie im Kombinationsfeld auf 0, damit diese nicht angezeigt wird.
Nach der Auswahl eines Lieferanten im Formular ergänzt Access nun automatisch die übrigen Daten wie in Abbildung 2.