Oftmals genügt es nicht, Daten nur nach einem Feld zu sortieren. Wenn Sie eine Adressliste besitzen, wollen Sie die Adressen vielleicht zuerst nach dem Nachnamen, und wenn mehrere Personen den gleichen Nachnamen besitzen, diese noch zusätzlich nach dem Vornamen sortieren. Eine solche Sortierung wird mehrstufige Sortierung genannt. Wenn Sie im Datenblatt zuerst die Spalte Name sortieren und dann die Spalte Vorname, ist die Spalte Name anschließend wieder unsortiert. Diese Methode führt also nicht zum gewünschten Ergebnis.
Um mehrere Spalten gleichzeitig markieren zu können, müssen diese Spalten nebeneinander im Datenblatt liegen. Verschieben Sie die Spalten im Datenblatt also so, dass ganz links die Spalte ist, nach der zuerst sortiert werden soll, rechts davon die Spalte für die erste Untersortierung usw. Markieren Sie dann diese Spalten, indem Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte klicken und den Mauszeiger über die restlich Spalten ziehen. Wählen Sie dann über die Symbolleiste eine auf- oder absteigende Sortierung aus.
Im Gegensatz zu Abfragen, kann eine mehrstufige Sortierung im Datenblatt nur für alle Felder gleich entweder auf- oder absteigend definiert werden.