Schritt 11: Adressen und Notizen verknüpfen

24.10.2019

In diesem Schritt lernen Sie die Nachteile der alleinstehenden Notizen-Tabelle kennen. Sie beheben diese Nachteile, indem Sie eine relationale Beziehung zwischen der Adressen- und der Notizen-Tabelle definieren.

Dauer: 60 Minuten

Adressen und Notizen verknüpfen

In Schritt 7 dieses QuickStarts haben Sie Ihre Adreßbuch-Datenbank um eine Tabelle für Notizen erweitert. Hier können Sie einen beliebigen Text als Notiz eingeben. Über das Feld WIEDERVORLAGE läßt sich eine Notiz auch als Aufgabe definieren. Bei der Eingabe der Notizen ist Ihnen vermutlich aufgefallen, daß Sie stets auch den Namen der Person, die die Notiz betrifft, eingeben müssen. Das führt zu Notizen wie HANS ANRUFEN. Wenn Sie eine Person nun anrufen wollen, dann müssen Sie zunächst die Telefonnummer aus der Datenbank heraussuchen. Eine wesentliche Verbesserung der Adreßbuch-Datenbank könnte nun darin bestehen, eine Notiz direkt bei einer Adresse zu hinterlegen. In der Datenbank-Fachsprache spricht man davon, daß die Notizen- mit der Adressentabelle verknüpft wird. Da im Beispiel jeder Adresse mehrere Notizen zugeordnet werden sollen, spricht man von einer 1:n-Beziehung zwischen Adressen und Notizen. Dieser Zusammenhang bedeutet gleichzeitig, daß jede Notiz eindeutig einer Adresse zugeordnet ist. In diesem Schritt definieren Sie die Beziehung zwischen den beiden Tabellen über den Nachschlageassistenten von Access. In weiteren Schritten erstellen Sie dann Formulare und Berichte, mit denen Sie Adressen und Notizen gemeinsam darstellen können.

Den Nachschlageassistenten starten

Zur Definition der Beziehung gehen Sie wie folgt vor:

  1. Falls nicht bereits geschehen, öffnen Sie die Adreßbuch-Datenbank.
  2. Aktivieren Sie das Datenbankfenster durch einen Klick auf das gleichnamige Symbol.
  3. Markieren Sie das Register TABELLEN.
  4. Führen Sie einen Doppelklick auf die Tabelle NOTIZEN durch, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen.
  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen ANLAGEDATUM.
  6. Wählen Sie den Befehl NACHSCHLAGESPALTE EINFÜGEN aus dem Kontextmenü.
Abb. 11.1: Nachschlagespalte einfügen

Access bietet neben der hier vorgestellten eine Reihe weiterer Alternativen zur Definition von Nachschlagespalten. So können Sie beispielsweise im Tabellenentwurf den Eintrag NACHSCHLAGEASSISTENT als Felddatentyp auswählen, um ebenfalls den Nachschlageassistenten zu starten. Alternativ können Sie die für ein Nachschlagefeld erforderlichen Einstellungen auch manuell im Tabellenentwurf vornehmen. Die hier vorgestellte Vorgehensweise ist aber die beste für Einsteiger.

Abb. 11.2: Start des Nachschlageassistenten

Die Auswahl des Befehls Nachschlagespalte einfügen aus dem Kontextmenü eines Datenblatts führt zum Start des Nachschlageassistenten. Mit den Optionsfeldern der ersten Dialogseite des Nachschlageassistenten bestimmen Sie, ob Access die Werte für die Adressennummer in einer Werteliste oder in einer anderen Tabelle oder Abfrage nachschlagen soll. Da Sie das Nachschlagen in der Adressentabelle wünschen, markieren Sie die obere der beiden Optionen, und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.

Abb. 11.3: Nachschlagetabelle oder -abfrage auswählen

Auf der zweiten Dialogseite des Nachschlageassistenten wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, der Access die Daten für die Nachschlagespalte entnehmen soll. Markieren Sie hier den Eintrag ADRESSEN, und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.

Abb. 11.4: Felder der Adressentabelle auswählen

Access zeigt das Nachschlagefeld später als Kombinationsfeld an. Mit der dritten Dialogseite des Nachschlageassistenten wählen Sie die Felder der Adressentabelle aus, die in der Liste des Kombinationsfeldes erscheinen soll. Da später der Vor- und der Nachname angezeigt werden sollen, übernehmen Sie diese beiden Felder in die Liste AUSGEWÄHLTE FELDER. Außerdem müssen Sie das Feld auswählen, dessen Wert später im Nachschlagefeld der Notizen-Tabelle gespeichert werden soll. Um die Zuordnung einer Notiz zu einer Adresse eindeutig zu halten, übernehmen Sie das Feld ADRESSEN-NR in die Liste. Da es sich hierbei um den Primärschlüssel der Adressen-Tabelle handelt, erfolgt die Zuordnung von Datensätzen eindeutig.

Abb. 11.5: Spaltenbreiten einstellen

Spaltenbreiten einstellen

Auch auf der vierten Dialogseite des Nachschlageassistenten nehmen Sie Einstellungen für die Liste des Kombinationsfeldes vor. Sie bestimmen hier die Spaltenbreite, mit der die Felder später in der Liste angezeigt werden. Ziehen Sie die rechte Spaltenbegrenzung auf die gewünschte Breite, oder führen Sie einen Doppelklick durch, damit Access die Spaltenbreite optimal einstellt.

Schlüsselspalte ausblenden

Da Access empfiehlt, die Schlüsselspalte auszublenden, ist das gleichnamige Kontrollkästchen angekreuzt. Das führt dazu, daß das Feld ADRESSE-NR später nicht in der Liste angezeigt wird. Sie können diese Einstellung beibehalten, oder das Kontrollkästchen leeren. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER, um Ihre Einstellung zu bestätigen.

Abb. 11.6: Beschriftung eingeben

Beschriftung eingeben

Auf der letzten Dialogseite des Nachschlageassistenten können Sie eine Beschriftung für das Nachschlagefeld eingeben. Geben Sie den Text ADRESSE-NR ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN, damit der Nachschlageassistent seine Arbeit verrichtet.

Das Nachschlagefeld verwenden

Der Nachschlageassistent fügt der Notizen-Tabelle ein neues Nachschlagefeld hinzu. Wenn dies erledigt ist, sehen Sie wieder das Datenblatt der Notizen-Tabelle auf dem Bildschirm.

Abb. 11.7: Notizen-Tabelle mit Nachschlagefeld

Das Nachschlagefeld in der Datenblattansicht verwenden

Access zeigt im Datenblatt nun ein Kombinationsfeld zur Eingabe von Adressennummern ein. Wenn Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil des Kombinationsfeldes klicken, öffnet sich eine Liste der Datensätze aus der Adressentabelle. Die Liste enthält die Felder VORNAME und NACHNAME. Wenn Sie einen Wert in der Liste anklicken, speichert Access die entsprechende Adressennummer in der Notizen-Tabelle. Die Darstellung in Abbildung 11.7 erhalten Sie nur, wenn Sie auf der vierten Dialogseite des Nachschlageassistenten das Kontrollkästchen SCHLÜSSELSPALTE AUSBLENDEN ankreuzen. Wenn Sie das Kontrollkästchen leeren, zeigt Access das Feld ADRESSE-NR ebenfalls in der Liste des Kombinationsfeldes an. Unabhängig davon, ob Sie die Schlüsselspalte anzeigen lassen, speichert Access stets die Adressen-Nummer in der Notizen-Tabelle. Sie sollten jetzt dazu übergehen, jede Notiz einer Adresse zuzuordnen. Wenn Ihnen dabei auffällt, daß einige Adressen fehlen, dann öffnen Sie das Datenblatt der Adressen-Tabelle. Sie müssen die fehlenden Adressen zunächst dort eingeben, bevor Sie ihnen Notizen zuordnen können.

Wie das Nachschlagefeld funktioniert

Der Nachschlage-Assistent hat eine ganze Reihe von Arbeiten für Sie erledigt. Um die Veränderungen an der Datenbank nachzuvollziehen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie das Datenblatt der Notizen-Tabelle.
  2. Klicken Sie auf das Entwurfs-Symbol in der Symbolleiste.
  3. Markieren Sie das Datenfeld ADRESSEN-NR.
Abb. 11.8: Nachschlagefeld im Tabellenentwurf

Im Tabellenentwurf erkennen Sie, daß der Nachschlageassistent Ihrer Notizen-Tabelle das neue Datenfeld ADRESSEN-NR hinzugefügt hat. Warum es sich hierbei um ein Nachschlagefeld handelt, erkennen Sie erst, wenn Sie das Feld aktivieren, und Sie im unteren Teil des Fensters auf das Register NACHSCHLAGEN klicken.

Steuerelement-anzeigen-Eigenschaft

Im Register NACHSCHLAGEN hat der Assistent erhebliche Veränderungen vorgenommen. So legt beispielsweise die Eigenschaft STEUERELEMENT ANZEIGEN fest, daß Access die Adressennummer als Kombinationsfeld anzeigen soll. Weitere Eigenschaften betreffen die Datenherkunft für das Kombinationsfeld und wie die Liste angezeigt werden soll.
Die Feldeigenschaften des Registers NACHSCHLAGEN entsprechen den Einstellungen, die Sie in den Dialogen des Nachschlageassistenten vorgenommen haben. Wenn Sie jetzt mit der Eingabe von Notizen fortfahren wollen, dann klicken Sie auf das Datenblatt-Symbol in der Symbolleiste.

Das Beziehungsfenster öffnen

Neben den Veränderungen am Entwurf der Notizen-Tabelle hat der Assistent noch mehr für Sie erledigt. Er hat nämlich - zunächst unsichtbar - eine Beziehung zwischen der Notizen- und der Adressen-Tabelle in der Datenbank gespeichert. Um diese Beziehung einzusehen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie das Datenbankfenster durch einen Klick auf das gleichnamige Symbol.
  2. Klicken Sie auf das erst jetzt sichtbare Symbol BEZIEHUNGEN, um das gleichnamige Fenster zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf das Symbol ALLE BEZIEHUNGEN ANZEIGEN.
Abb. 11.9: Das Beziehungsfenster

Access zeigt nun das Beziehungsfenster der aktuellen Datenbank auf dem Bildschirm an. Dieses Fenster enthält jeweils eine Liste der Felder der Adressen- und der Notizen-Tabelle. Eine Linie markiert die relationale Beziehung zwischen den beiden Tabellen. Um das Beziehungsfenster zu schließen, wählen Sie den Befehl DATEI/SCHLIEßEN aus der Menüzeile. Bestätigen Sie die Meldung, ob die Layoutänderungen am Beziehungsfenster gespeichert werden sollen, mit einem Klick auf die Schaltfläche JA.


Zurück zu Schritt 10

Zur Kapitelübersicht

Cover des Buches QuickStart Access 7


Tags:

Dienstleistungen

Als starker Partner an Ihrer Seite unterstützen wir Sie in folgenden Breichen:

Access-Programmierung

Benötigen Sie Unterstützung bei der Programmierung von Access-Anwendungen? Wir bieten die gesamte Bandbreite von der Access-Programmierung auf Stundenbasis bis zur Durchführung eines Software-Projektes als Auftragsarbeit an. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch.

Software-Beratung

Haben Sie ein Software-Projekt und Sie wissen nicht, ob Access die richtige Plattform ist? Wir haben über 20 Jahre Erfahrung beim Erstellen von Windows-, Web und mobilen Anwendungen. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.