Schritt 12: Ein Formular für Adressen und Notizen

24.10.2019

Im vorhergehenden Schritt dieses QuickStarts haben Sie eine Beziehung zwischen der Adressen- und der Notizen-Tabelle definiert. Dabei erleichtert ein Nachschlagefeld die Dateneingabe in die Notizen-Tabelle. Um Notizen oder Adressen einzugeben, müssen Sie bisher beide Datenblätter einzelnen öffnen. In diesem Schritt verwenden Sie einen weiteren Assistenten von Access, um auch diese Umständlichkeit zu bereinigen. Am Ende verfügen Sie über ein Formular, daß die Daten aus beiden Tabellen gleichzeitig anzeigt.

Dauer: 15 Minuten

Der Formularassistent von Access

Die Adreßbuch-Datenbank enthält eine Adressen- und eine Notizen-Tabelle, für die Sie in Schritt 11 dieses QuickStarts eine relationale Beziehung erstellt haben. Da es sich um eine 1:n-Beziehung handelt, können jeder Adresse mehrere Notizen zugeordnet werden. Umgekehrt läßt sich jede Notiz eindeutig einer Adresse zuordnen. Die Adressen-Tabelle wird daher auch als Master- und die Notizen- als Detailtabelle bezeichnet.

Formulare und Berichte

Für eine optimale Darstellung dieser Datenkonstellation bedarf es der Verwendung von Formularen und Berichten. Nur die Gestaltungsmöglichkeiten dieser beiden Datenbankobjekte erlauben es, die Information aus beiden Dateien übersichtlich anzuordnen. Um ein geeignetes Formular zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Falls nicht bereits geschehen, öffnen Sie die Adreßbuch-Datenbank.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil des Symbols NEUES OBJEKT.
  3. Wählen Sie den Eintrag NEUES FORMULAR aus der Liste, damit Access den gleichnamigen Dialog öffnet.
  4. Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag FORMULARASSISTENT durch.
Abb. 12.1: Felder aus zwei Tabellen auswählen

Auf der ersten Dialogseite des Formularassistenten wählen Sie nun zunächst den Eintrag TABELLE: ADRESSEN aus dem Kombinationsfeld TABELLE/ABFRAGE, und übernehmen Sie durch einen Klick auf das die Schaltfläche, die zwei Größerzeichen (>>) symbolisiert, alle Felder in die Liste AUSGEWÄHLTE FELDER.
Nachdem das erledigt ist, wählen Sie den Eintrag TABELLE: NOTIZEN aus dem Kombinationsfeld TABELLE/ABFRAGE. Übernehmen Sie hier die Felder ANLAGEDATUM, ÄNDERUNGSDATUM, WIEDERVORLAGE, ERLEDIGT und NOTIZ in die Liste. Führen Sie dazu jeweils einen Doppelklick auf die Feldnamen durch, oder markieren Sie den Feldnamen und klicken Sie auf die Schaltfläche mit einem einfachen Größerzeichen (>). Die Felder NOTIZ-NR und ADRESSEN-NR brauchen Sie nicht in die Liste zu übernehmen, da diese im späteren Formular nicht angezeigt werden sollen.

Anordnung der Datenfelder festlegen

Die Liste AUSGEWÄHLTE FELDER bestimmt nicht nur, welche Felder später im Formular angezeigt werden, sondern auch deren Reihenfolge. Wenn Sie die Feldreihenfolge ändern wollen, dann müssen Sie die Felder zunächst aus der rechten Liste entfernen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, die ein einfaches Kleinerzeichen (<) symbolisiert, um ein einzelnes Feld aus der Liste zu entfernen. Die Schaltfläche, die ein doppeltes Kleinerzeichen (<<) symbolisiert, entfernt alle Datenfelder aus der Liste. Übernehmen Sie die Felder dann in der Reihenfolge in die Liste, in der sie später angezeigt werden sollen.

12.2: Darstellung auswählen

Darstellung auswählen

Da Sie Felder aus zwei verschiedenen Tabellen ausgewählt haben, öffnet der Assistent einen Dialog, mit dem Sie eine Darstellung für die relational verknüpften Tabellen auswählen können. Da Sie die Anordnung nach Adressen und in einem Formular wünschen, können Sie die Vorgaben des Assistenten unverändert lassen.

Vorschau

Der Assistent zeigt im rechten Teil des Dialogs eine Vorschau auf das spätere Formular an. Sie sehen, daß im oberen Teil des Formulars die Felder der Adressen-Tabelle angezeigt werden. Darunter ordnet der Assistent ein sogenanntes Unterformular an, daß die Daten aus der Notizen-Tabelle anzeigt. Sie können nun auf die Schaltfläche WEITER klicken, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Alternativ können Sie aber auch auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN klicken, um das Erstellen des Formulars direkt einzuleiten.

Abb. 12.3: Layout auswählen

Layout auswählen

Mit der dritten Dialogseite des Formularassistenten wählen Sie ein Layout für das Unterformular. Sie können alternativ eine der beiden Optionen TABELLARISCH und DATENBLATT markieren, bevor Sie auf die Schaltfläche WEITER klicken. Auch dieser Dialog enthält eine Vorschau auf das spätere Aussehen des Unterformulars. Da Sie sich mit Datenblättern bereits gut auskennen, sollten Sie an dieser Stelle die Option DATENBLATT markieren.

Abb. 12.4: Stil auswählen

Stil auswählen

Auf der vierten Dialogseite fordert Sie der Formularassistent zur Auswahl eines Stils für Ihr Formular auf. Der Dialog enthält eine Auswahlliste von vordefinierten Formularstilen. Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, zeigt der linke Teil des Dialogs eine Vorschau auf das spätere Aussehen des Formulars an. Für das Beispiel markieren Sie den Formularstil STANDARD, und klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER.

Abb. 12.5: Formular fertigstellen

Formulartitel und -name eingeben

Auf die Auswahl des Formularstils folgt auch schon die letzte Dialogseite des Formularassistenten. Der Assistent gibt hier den Text ADRESSEN1 als Titel des Formulars ein. Ändern Sie den Titel in den aussagekräftigeren Text ADRESSEN UND NOTIZEN. Beachten Sie, daß der Assistent den Titel später nicht nur als Überschrift im Formular anzeigt, sondern gleichzeitig auch als Namen verwendet, unter dem das Formular in der Datenbank gespeichert wird. Wenn Sie hier also einen Namen eingeben, unter dem bereits ein Formular in der Datenbank gespeichert ist, fragt Sie der Assistent, ober er das bestehende Formular überschreiben soll. Klicken Sie hier im Zweifelsfall auf die Schaltfläche NEIN, und geben Sie einen anderen Titel ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN beginnt der Assistent seine Arbeit. Kurze Zeit später wird das neue Formular in der Formularansicht geöffnet.

Abb. 12.6: Formular für Adressen und Notizen

Das Formular zeigt erwartungsgemäß Daten aus der Adressen- und aus der Notizen-Tabelle an. Dabei fällt auf, daß das Unterformular nicht alle Notizen anzeigt. Es handelt sich vielmehr um diejenigen Notizen, die der jeweils aktuellen Adresse zugeordnet sind. Das ist gleichzeitig der Grund dafür, daß Sie die Adressen-Nummer aus der Notizen-Tabelle nicht in die Liste AUSGEWÄHLTE FELDER zu übernehmen brauchten. Dieses Feld würde stets den gleichen Wert anzeigen wie das Feld ADRESSE-NR im linken, oberen Teil des Formulars und ist damit überflüssig.
Sie brauchen das Formular nicht zu speichern, da der Assistent dies bereits erledigt hat. Wenn Sie das Formular später erneut öffnen wollen, finden Sie es im Register FORMULARE des Datenbankfensters unter dem Namen ADRESSEN UND NOTIZEN.


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Cover des Buches QuickStart Access 7

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