Schritt 13: Formular für Adressen und Notizen optimieren

25.10.2019

Im vorhergehenden Schritt dieses QuickStarts haben Sie mit dem Formularassistenten von Access ein Formular erstellt, das Adressen und Notizen gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigt. In diesem Schritt optimieren Sie dieses Formular in der Entwurfsansicht.

Dauer: 60 Minuten

Den Formularentwurf öffnen

Der Formularassistent von Access hat für Sie ein Formular zur Anzeige und Bearbeitung von Adressen und Notizen erstellt. Sie sehen das Formular jetzt auf dem Bildschirm, oder Sie sollten sich Abbildung 12.6 erneut anschauen. Das Formular ist nämlich keineswegs optimal. So sind die Felder zur Anzeige der meisten Beschriftungstexte und der Daten viel zu klein. Außerdem wäre eine andere Anordnung der Felder wünschenswert. Sie beheben diese Schwachstellen, indem Sie wie folgt vorgehen:

  1. Falls das nicht bereits geschehen ist, öffnen Sie das Formular ADRESSEN UND NOTIZEN.
  2. Klicken Sie auf das Entwurfs-Symbol in der Symbolleiste.
Abb. 13.1: Formular für Adressen und Notizen in der Entwurfsansicht

Die Formulargröße anpassen

Zu Beginn der Überarbeitung des Formulars sollten Sie seine Größe anpassen. Die vom Assistenten angelegten Formulare sind nämlich von Hause aus vergleichsweise klein ausgelegt. Sie können deshalb zwar auf einem Bildschirm mit geringer Auflösung (z.B. 640 mal 480 Bildpunkte) angezeigt werden, auf größeren Bildschirmen (z.B. 800 mal 600 Bildpunkte) wäre allerdings eine bessere Ausnutzung des verfügbaren Platzes wünschenswert. Formulareigenschaften verändern

Formulareigenschaften verändern

Sie erreichen dies, indem Sie zunächst die Formulargröße und dann die Größe der anzuzeigenden Felder anpassen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Falls das Fenster TOOLBOX angezeigt wird, wählen Sie den Befehl ANSICHT/TOOLBOX aus der Menüzeile. Sie erreichen damit mehr Übersicht auf dem Bildschirm.
  2. Wählen Sie den Befehl ANSICHT/EIGENSCHAFTEN aus der Menüzeile, um das gleichnamige Fenster einzublenden.
  3. Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN/FORMULAR AUSWÄHLEN aus der Menüzeile.
Abb. 13.2: Das Eigenschaftenfenster

Formularbreite anpassen

Mit diesen beiden Befehlen öffnen Sie das sogenannte Eigenschaftenfenster. Da Sie außerdem das Formular ausgewählt haben, zeigt des Fenster jetzt die Eigenschaften des Formulars an. Das Eigenschaftenfenster enthält verschiedene Register, die die Eigenschaften nach Themen gruppieren. Um zunächst die Breite des Formulars einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Register FORMAT.
  2. Bewegen Sie ggf. die vertikale Rolleiste, bis die Eigenschaft BREITE sichtbar wird.
  3. Geben Sie den Wert 19 CM als neue Breite ein.

Sie können sich die Arbeit mit dem Eigenschaftenfenster unter Umständen dadurch erleichtern, daß Sie es an eine andere Bildschirmposition verschieben und es vergrößern oder verkleinern.
Der Wert 19 cm als Formularbreite ist für Bildschirme mit einer Auflösung von 800 mal 600 Punkten geeignet. Wenn Ihr PC eine andere Bildschirmauflösung hat, müssen Sie unter Umständen einen kleineren oder größeren Wert eingeben.

Formularhöhe anpassen

Die Eigenschaft HÖHE suchen Sie im Eigenschaftenfenster leider vergeblich. Die Ursache hierfür besteht darin, daß sich die Formularhöhe aus den aufsummierten Höhen der sogenannten Formularbereiche zusammensetzt. Ein Formular besteht nämlich unter anderem aus den Bereichen FORMULARKOPF, DETAILBEREICH und FORMULARFUß.
Im Fall des vom Assistenten erstellten Formulars sind der Formularkopf und der Formularfuß jedoch ausgeblendet. Das bedeutet, daß die Höhe dieser beiden Bereiche Null ist. Es genügt daher, die Höhe des Detailbereichs anzupassen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den grauen Balken, der mit dem Text DETAILBEREICH beschriftet ist.
  2. Geben Sie den Wert 10 CM in die Eigenschaft HÖHE ein.

Für die Höhe gilt das gleiche wie für die Formularbreite. Wenn Ihr PC über eine andere Bildschirmauflösung verfügt, müssen Sie ggf. einen kleineren oder größeren Wert eingeben.
In dem Augenblick, in dem Sie auf den Detailbereich-Balken klicken, markieren Sie diesen Formularbereich. Sie erkennen dies daran, daß die Titelzeile des Eigenschaftenfensters jetzt den Text BEREICH: DETAILBEREICH enthält. Sie sollten dazu wissen, daß das Eigenschaftfenster immer die Eigenschaften des markierten Objekts anzeigt. Bis jetzt kennen Sie schon zwei Objekte: Das Formular und den Detailbereich

Abb. 13.3: Formular in neuer Größe

Größenanpassung testen

Sie sollten jetzt überprüfen, ob die neue Formulargröße für Ihren Bildschirm geeignet ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Symbol FORMULARANSICHT, damit Access das Formular mit Daten anzeigt.
  2. Wählen Sie den Befehl FENSTER/GRÖßE AN FORMULAR ANPASSEN aus der Menüzeile.
  3. Falls das Formular nicht vollständig dargestellt wird, verschieben Sie es an eine andere Bildschirmposition.

Mit dem Befehl FENSTER/GRÖßE AN FORMULAR ANPASSEN erreichen Sie, daß Access die Größe des Fensters an die Größe des Formulars anpaßt. Sie können nun beurteilen, ob die neue Formulargröße Ihren Erfordernissen entspricht. Falls dies nicht zutreffen sollte, müssen Sie die Höhe und die Breite entsprechend anpassen.

Felder anpassen

Nachdem die Formulargröße nun Ihren Bedürfnissen entspricht, sollten Sie die Größen der Felder so anpassen, daß die enthaltenen Daten vollständig angezeigt werden. Bei Access werden die in Formularen enthaltenen Felder als Steuerelemente bezeichnet. Bevor Sie mehr über Steuerelemente zu erfahren, wählen Sie zunächst den Befehl ANSICHT/FORMULARENTWURF aus der Menüzeile.

Steuerelementtypen und - eigenschaften

Das Formular ADRESSEN UND NOTIZEN enthält drei Typen von Steuerelementen. Die grau hinterlegten Steuerelemente sind Bezeichnungsfelder. Sie enthalten lediglich einen Text, der der Beschriftung der anderen Felder dient.

Textfelder

Die meisten weiß hinterlegten Felder heißen Textfelder. Sie stellen bei einem Wechsel in die Formularansicht Daten aus der Adressen-Tabelle dar. Die große weiße Fläche ist ein Unterformular/-bericht-Feld. Bei einem Wechsel in die Formularansicht zeigt Access innerhalb dieses Feldes das Datenblatt der Notizen-Tabelle an.

Eigenschaften von Steuerelementen

Steuerelemente sind wie das Formularobjekt und der Detailbereich ebenfalls Objekte eines Formulars. Sie können dies leicht prüfen, indem Sie einmal auf die Große weiße Fläche klicken. Wie Sie sehen, zeigt Access den Text UNTERFORMULAR/-BERICHT als Typ des Steuerelements in der Titelzeile des Eigenschaftenfensters an.

Steuerelemente verschieben

Der Mausklick das Unterformular-Steuerelement führt außerdem dazu, daß Access nun sogenannte Ziehpunkt entlang der Begrenzungslinien des Steuerelements anzeigt. Das Steuerelement ist damit markiert. Wenn Sie nun mit der Maus auf das Steuerelement markieren, ändert sich die Anzeige des Mauszeigers.

Steuerelementgröße ändern

Wenn sich der Mauszeiger über einem Ziehpunkt befindet, ändert sich die Anzeige in einen Pfeil mit zwei Spitzen. In diesem Modus können Sie die jeweilige Steuerelement-Begrenzung durch Ziehen mit der Maus verschieben und damit die Größe des Steuerelements ändern.

  1. Wählen Sie den Befehl ANSICHT/EIGENSCHAFTEN aus der Menüzeile, um das Eigenschaftenfenster zu schließen.
  2. Ziehen Sie das Unterformular-Steuerelement nach unten.
  3. Vergrößeren Sie das Steuerelement bis an den rechten Formularrand.
Abb. 13.4: Neue Position des Unterformular-Steuerelements

Sie sollten darauf achten, daß Sie das Steuerelement nicht über die untere oder rechte Formularbegrenzung hinaus verschieben. Das würde nämlich dazu führen, daß Access die Formulargröße entsprechend anpaßt. Falls dies doch einmal geschehen sollte, gehe Sie wie folgt vor:

  1. Verschieben Sie das Steuerelement nach oben und nach links.
  2. Passen Sie die Formularhöhe an, indem Sie den Balken mit der Beschriftung FORMULARFUß nach oben ziehen.
  3. Passen Sie die Formularbreite an, indem Sie den rechten Begrenzer nach links ziehen.

Alternativ können Sie auch wie oben beschrieben das Eigenschaftenfenster verwenden, um die Formularhöhe und die Formularbreite zu verändern.
Nachdem Sie nun das Unterformular-Steuerelement angeordnet haben, müssen Sie auch die Bezeichnungs- und Textfelder anordnen. Hierzu müssen Sie wissen, daß zwischen jeweils einem Text- und Bezeichnungsfeld eine Verbindung besteht. Sie können dies leicht nachvollziehen, indem Sie beispielsweise das Feld ADRESSE an eine neue Position ziehen. Access verschiebt sowohl das Bezeichnungs- als auch das Textfeld.
Wenn Sie die beiden Steuerelemente getrennt voneinander verschieben wollen, dann verwenden Sie dazu den hervorgehobenen Ziehpunkt in der linken oberen Ecke des Steuerelements. Gehen Sie nun wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN aus der Menüzeile, um alle Steuerelemente zu markieren.
  2. Wählen Sie den Befehl FORMAT/GRÖßE ANPASSEN/AN TEXTGRÖßE aus der Menüzeile, um die Größen der Bezeichnungsfelder an den jeweils enthaltenen Text anzupassen.
  3. Verschieben Sie alle Steuerelemente an eine geeignete Position.

Das ist zugegebenermaßen eine Menge Kleinarbeit, die aber getan werden muß. Sie können sich unter Umständen etwas Arbeit sparen, indem Sie mit den Befehlen des Menüs FORMAT experimentieren. Hier finden Sie beispielsweise Befehle, mit denen sich eine Gruppe von markierten Steuerelementen aneinander ausrichten läßt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein einzelnes oder eine Gruppe von markierten Steuerelementen klicken, finden Sie weitere Befehle, die das Ausrichten von Steuerelementen erleichtern. Um beispielsweise alle Steuerelemente auf die gleiche Größe zu bringen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN aus der Menüzeile.
  2. Klicken Sie bei gedrückter H-Taste auf das Unterformular-Steuerelement, um dessen Markierung aufzuheben.
  3. Wählen Sie den Befehl FORMAT/GRÖßE ANPASSEN/AM BREITESTEN aus der Menüzeile.
  4. Wählen Sie den Befehl FORMAT/GRÖßE ANPASSEN/AM NIEDRIGSTEN aus der Menüzeile.

Eine Gruppe von Steuerelementen markieren

Um eine Gruppe von Steuerelementen zu markieren, ziehen Sie mit der Maus einen Rahmen um die Steuerelemente auf. Um einzelne Steuerelemente einer Gruppe von markierten Steuerelementen hinzuzufügen oder aus ihr zu entfernen, klicken Sie sie bei gedrückter H-Taste an.

Formularentwurf überprüfen

Während der Arbeit an einem Formular sollten Sie wie oben beschrieben immer mal wieder in die Formularansicht wechseln. Hier können Sie am besten abschätzen, welche Verbesserungen an dem Formular noch zu tätigen sind. Nach einem erneuten Wechsel in die Entwurfsansicht können Sie die erforderlichen Korrekturen umsetzen. Das Ergebnis kann beispielsweise wie in Abbildung 13.6 aussehen.

Abb. 13.5: Formular mit ausgerichteten und vergrößerten Steuerelementen

Abschlußarbeiten

Nachdem Sie die Steuerelemente Ihres Formulars angepaßt haben, müssen Sie nur noch ein paar Abschlußarbeiten vornehmen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Befehl ANSICHT/REIHENFOLGE aus der Menüzeile, um den gleichnamigen Dialog zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOMATISCH.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Dialog wieder zu schließen.

Formular speichern

Mit diesen Schritten haben Sie die Reihenfolge der Felder für die Dateneingabe angepaßt. Sie erreichen damit, daß beim Betätigen der T-Taste in der Formularansicht zunächst das erste, dann das zweite, usw. Datenfeld aktiviert wird.Im nächsten Schritt wechseln Sie in die Formularansicht, um sich das Ergebnis Ihrer Bemühungen anzuschauen. Führen Sie nun jeweils einen Doppelklick auf die rechten Spaltenbegrenzungen im Datenblatt der Notizen-Tabelle durch. Beobachten Sie wie Access die Spaltenbreiten automatisch anpaßt. Wählen Sie anschließend den Befehl DATEI/SPEICHERN aus der Menüzeile, um die überarbeitete Fassung des Formulars zu speichern.


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Cover des Buches QuickStart Access 7


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