Schritt 15: Nicht erledigte Aufgaben abfragen

29.11.2019

Sie haben Ihre Notizen-Tabelle so konzipiert, daß Sie auch Aufgaben speichern kann. In diesem Schritt erstellen Sie nun eine Abfrage, die alle auf Wiedervorlage gelegten Aufgaben aus der Datenbank ermittelt.

Dauer: 45 Minuten

Eine Abfrage erstellen

Die Tabelle NOTIZEN enthält das Datumsfeld WIEDERVORLAGE. Wenn dieses Feld leer ist, handelt es sich beim jeweiligen Datensatz um eine ganz normale Notiz. Wenn jedoch ein Datum eingetragen ist, handelt es sich um eine Aufgabe, die es noch zu bearbeiten gilt. Es sei denn, das Feld ERLEDIGT enthält ebenfalls einen Wert. In diesem Fall ist die Aufgabe eben schon erledigt. Nun wäre es ziemlich aufwendig, alle noch nicht erledigten Aufgaben durch Blättern in der Notizen-Tabelle herauszufinden. An dieser Stelle ist eine Abfrage daher besser geeignet. Zur Definition einer neuen Abfrage gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie das Datenbankfenster durch einen Klick auf das gleichnamige Symbol.
  2. Markieren Sie das Register ABFRAGEN.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.
  4. Führen Sie im Dialog NEUE ABFRAGE einen Doppelklick auf den Eintrag ENTWURFSANSICHT durch.

Mit einer Abfrage werten Sie die Daten aus einer oder mehreren Tabellen aus. Sie können sogar Abfragen entwerfen, die auf Ergebnissen anderer Abfragen aufbauen. Das ist der Grund dafür, daß Access zunächst den Dialog TABELLE ANZEIGEN anzeigt. Der Dialog enthält eine Auswahlliste aller Tabellen und Abfragen der aktuellen Datenbank. Klicken Sie auf den Eintrag NOTIZEN und anschließend auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Führen Sie anschließend einen Doppelklick auf den Eintrag ADRESSEN, um auch diese Tabelle hinzuzufügen. Beenden Sie den Dialog dann mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIEßEN.

Abb. 15.1: Tabellen hinzufügen

Feldliste

Sie haben damit die Entwurfsansicht einer neuen Abfrage geöffnet. Die Abfrage enthält Feldlisten der beiden Tabellen, die Sie eben hinzugefügt haben. Sie finden also die Feldlisten der Adressen- und der Notizen-Tabelle wieder. Die Auswahlliste befindet sich in einem eigenen Fenster, das Sie bei Bedarf auch auf der Arbeitsfläche verschieben, verkleinern und vergrößern können. Das Vergrößern der Feldliste ist manchmal bei Tabellen mit vielen Feldern hilfreich. Dann kann es hilfreich sein, den oberen Teil des Abfragefensters zu vergrößern. Positionieren Sie dazu die Maus auf den grauen Balken, der den oberen und den unteren Teil des Abfragefensters trennt, und ziehen Sie ihn nach unten.

Verbindungslinie

Eine Verbindungslinie markiert die relationale Beziehung der beiden Tabellen. Da Sie die Beziehung in der Datenbank gespeichert haben, erkennt Access sie automatisch, und zeigt sie im Abfrageentwurf an.

Entwurfsraster

Die untere Hälfte des Abfragefensters enthält das sogenannte Entwurfsraster. Dieser Bereich wird von einer noch leeren Tabelle gebildet, mit deren Hilfe Sie die Einzelheiten der Abfrage festlegen.

Das Prinzip der Abfrage

Abfragen speichern niemals Daten! Wenn Sie sich diesen Satz einprägen, werden Sie die Funktionsweise von Abfragen problemlos verstehen. Eine Abfrage greift immer auf die Daten zu, die in einer oder mehreren Tabellen gespeichert sind. Selbst wenn Sie eine Abfrage entwerfen, die auf die Ergebnisse einer anderen Abfrage zugreift, so sind die Herkunftsdaten dieser Abfrage wiederum in Tabellen gespeichert. Diese Daten werden ausgewertet. Dabei können Datensätze und Datenfelder selektiert, Daten gruppiert und Berechnungen durchgeführt werden. Auch wenn Sie das Ergebnis einer Abfrage in fast der gleichen Weise wie eine Tabelle handhaben können, so gibt es doch einige Unterschiede. Der wichtigste Unterschied besteht eben darin, daß eine Abfrage keine Daten speichert.

Dynaset einer Abfrage

Das Ergebnis einer Abfrage wird als Abfrageergebnis, Abfragedatenblatt oder Dynaset bezeichnet. Ein Dynaset hat den Charakter einer Tabelle. Es besteht aus Datenfeldern (Spalten) und Datensätzen (Zeilen).

Tabellen speichern Daten

Wenn Sie eine Abfrage ausführen, dann wertet Access die Daten der zugrundeliegenden Tabelle aus und zeigt das Ergebnis in einem Datenblatt an. In vielen Fällen können Sie das Datenblatt einer Abfrage bearbeiten. Sie können neue Datensätze eingeben oder bestehende löschen. Tatsächlich führt Access diese Operationen aber in den der Abfrage zugrundeliegenden Tabellen durch.

Abfrage speichern

Mit dem Speichern einer Abfrage speichert Access lediglich den Entwurf der Abfrage. Die Daten selbst werden nicht gespeichert. Sie haben jedoch die Möglichkeit, das Abfrageergebnis in eine Tabelle umzuleiten, womit Sie gleichzeitig eine Kopie der Ursprungsdaten erstellen. Dies ist jedoch nur selten erforderlich. Mit dem Schließen des Abfragefensters geht auch das Abfrageergebnis verloren. Es läßt sich jedoch jederzeit rekonstruieren, indem Sie die Abfrage erneut öffnen.

Aktualität

Der Vorteil von Abfragen liegt in ihrer Aktualität. Abfragen werten stets den aktuellen Datenbestand aus und werden laufend aktualisiert. Angenommen, Sie definieren eine Abfrage, die den Jahresumsatz Ihres Unternehmens berechnet. Das Abfrageergebnis würde, unabhängig davon, ob Sie die Abfrage im Januar oder Dezember starten, stets den aktuellen Jahresumsatz anzeigen.

Speicherplatz sparen

Außerdem helfen Abfragen, Speicherplatz zu sparen. Wenn Sie beispielsweise ein Feld für den Nettowert und ein weiteres für die Mehrwertsteuer eines Projekts definiert haben, dann benötigen Sie kein weiteres für den Bruttowert, da dieser sich aus den beiden anderen Werten berechnet. Der einfachste Weg ist, den Bruttowert in einer Abfrage berechnen zu lassen. So brauchen Sie kein Datenfeld für den Bruttowert anzulegen und können die Information dennoch jederzeit abrufen.

Tabellen verknüpfen

Der wahrscheinlich wichtigste Vorteil von Abfragen besteht darin, daß sie mehrere relational verknüpfte Tabellen zusammenführen können. So ist es möglich, die während der Aufsplittung des Datenbestandes entstandenen Tabellen wieder in einer gemeinsamen Sicht zusammenzuführen. Sie können sich eine Abfrage in diesem Sinn wie einen Einkaufszettel vorstellen. Der Einkaufszettel enthält die Zutaten für ein Gericht. Sie holen sich diese Zutaten aus den Regalen einer oder mehrerer Geschäfte. In diesem Sinn sind die Geschäfte die Tabellen einer Datenbank und die Zutaten die Datenfelder. Als Ergebnis erhalten Sie eine Zusammenstellung von Daten, die Sie beispielsweise in einem Datenblatt, einem Formular oder einem Bericht verwenden können.

Datensätze und -felder auswählen

Das Ergebnis einer Abfrage soll nur die im konkreten Anwendungsfall relevanten Daten darstellen. Der erste Schritt in diese Richtung ist die Selektion von Datensätzen und Datenfeldern bzw. Spalten und Zeilen. Zur Aufnahme einer Spalte in die Abfrage markieren Sie zunächst den entsprechenden Eintrag in der Feldliste. Anschließend ziehen Sie das Feld bei festgehaltener linker Maustaste in das Entwurfsraster. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf den Feldnamen durchführen. Gehen Sie nun wie folgt vor:

  1. Führen Sie einen Doppelklick auf die Titelzeile der Feldliste NOTIZEN durch, um alle Datenfelder zu markieren.
  2. Ziehen Sie die Felder in das Entwurfsraster.
Abb. 15.2: Entwurfsansicht einer Abfrage mit den Feldern der Notizen-Tabelle

Sie sehen, daß Access die Feldnamen in der Feld-Zeile des Entwurfsrasters anzeigt. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche zum Wechsel in die Datenansicht klicken, führt Access die Abfrage aus und zeigt das Datenblatt der Abfrage an. Das Datenblatt der Abfrage sieht genauso aus wie das Datenblatt der Notizen-Tabelle.

Abb. 15.3: Datenblatt einer Abfrage mit Notizen

Mit einem Klick auf das Entwurfs-Symbol gelangen Sie zurück zur Entwurfsansicht der Abfrage. Durch die Definition von Abfragekritieren können Sie nun die für Sie interessanten Datensätze der Herkunftstabelle selektieren. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Entwurfsraster in die Zeile KRITERIEN der Spalte WIEDERVORLAGE.
  2. Geben Sie den folgenden Ausdruck ein:
    Ist Nicht Null
  3. Klicken Sie in die Zeile Kriterien der Spalte ERLEDIGT.
  4. Geben Sie den folgenden Ausdruck ein:
    Ist Null
Abb. 15.4: Kriterien eingeben

Klicken Sie auf das Ausführen-Symbol, oder wählen Sie den Befehl ABFRAGE/AUSFÜHREN aus der Menüzeile. Access wechselt mit dem Ausführen der Abfrage in die Datenblattansicht. Im Datenblatt befinden sich ausschließlich solche Datensätze, bei denen das Feld WIEDERVORLAGE einen Wert hat und das Feld ERLEDIGT leer ist.

Abb. 15.5: Datenblatt der Aufgaben, die auf Wiedervorlage liegen

Funktionsweise der Abfrage

Damit haben Sie Ihr Ziel eigentlich schon erreicht. Ihre Abfrage ermittelt alle Notizen, beiden das Feld WIEDERVORLAGE einen Wert hat und gleichzeitig das Feld ERLEDIGT leer ist. Die Ursache hierfür besteht darin, daß Access die Kriterien in einer Zeile des Entwurfsrasters Und-verknüpft. Das bedeutet, daß ein Datensatz beide Kriterien gleichzeitig erfüllen muß, damit er im Datenblatt der Abfrage erscheint.

Notizen mit Adressen anzeigen

Sie können den Nutzen Ihrer Abfrage weiter steigern, indem Sie zu jeder noch nicht erledigten Aufgabe auch den Namen, die Anschrift und die Telefonnummer der jeweils zugeordneten Adresse ergänzen. Wenn Sie die Aufgaben dann später abarbeiten, brauchen Sie nur noch das Datenblatt der Abfrage zu öffnen. Dort finden Sie dann alle erforderlichen Informationen auf einen Blick. So können Sie beispielsweise Ihre Telefonate sozusagen direkt aus der Datenbank bewältigen. Vergessen Sie aber nicht, eine erledigte Aufgabe durch die Eingabe des Tagesdatums in das Feld ERLEDIGT auch als solche zu kennzeichnen! Sonst erscheint sie beim nächsten mal wieder in der Liste.
Um die Abfrage entsprechend zu modifizieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Entwurfs-Symbol, um wieder in den Abfrageentwurf zu wechseln.
  2. Klicken Sie im Entwurfsraster mit der Maus auf den grauen Balken oberhalb des Datenfeldes NOTIZ-NR, um diese Spalte zu markieren.
  3. Betätigen Sie die _-Taste, um die Spalte aus dem Entwurfsraster zu löschen.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang, um auch die Spalten ADRESSEN-NR, ANLAGEDATUM und ÄNDERUNGSDATUM aus dem Entwurfsraster zu löschen.
  5. Klicken Sie in der Feldliste ADRESSEN auf das Feld VORNAME, um es zu markieren.
  6. Fügen Sie der Markierung bei festgehaltener S-Taste die Felder NACHNAME, ADRESSE, POSTLEITZAHL, ORT, TELEFONPRIVAT und TELEFONBERUFLICH hinzu.
  7. Ziehen Sie auch diese Felder in das Entwurfsraster.
Abb. 15.6: Felder der Adressen-Tabelle ergänzen

Felder auswählen

Das Löschen der Spalten für einige Felder der Notizen-Tabelle ist sinnvoll, da Sie diese Felder zur Bearbeitung Ihrer Aufgaben nicht benötigen. Sie vermeiden damit, daß das Datenblatt der Abfrage zu unübersichtlich wird. Aus der Adressen-Tabelle können Sie prinzipiell alle Felder in das Entwurfsraster übernehmen. Ob Sie beispielsweise auch die Felder FAXNUMMER und EMAILADRESSE benötigen, hängt von Ihren Arbeitsgewohnheiten ab. Wenn Sie häufig Faxe oder E-Mails versenden, sollten Sie auch diese Felder in das Entwurfsraster ziehen.

Abfrage ausführen

Wenn Sie die Abfrage nun durch einen Klick auf das gleichnamige Symbol ausführen lassen, zeigt Access wieder das Datenblatt an. Es enthält weiterhin die Aufgaben, die noch nicht erledigt sind. Zusätzlich finden Sie jedoch zu jeder Aufgabe den Namen und die Anschrift der Person, der die Aufgabe zugeordnet ist.

Abb. 15.7: Datenblatt mit nicht erledigten Aufgaben und Adressen

Abfrage speichern

Da das Datenblatt nun den Anforderungen einer Wiedervorlage für nicht erledigte Aufgaben entspricht, sollten Sie die Abfrage speichern. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, und geben Sie den Namen WIEDERVORLAGE ein. Über das Register ABFRAGEN des Datenbankfensters können Sie die Abfrage später erneut öffnen.


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