Schritt 17: Die Hauptübersicht der Adreßbuch-Datenbank anpassen

06.12.2019

Zu Beginn dieses QuickStarts haben Sie mit dem Datenbank-Assistenten von Access eine Adreßbuch-Datenbank erstellt und diese im weiteren Verlauf um Formulare und Berichte erweitert. In diesem Schritt erweitern Sie die Hauptübersicht um Ihre persönlichen Formulare und Berichte.

Dauer: 30 Minuten

Die Hauptübersicht erweitern

Die Hauptübersicht ist eine gute Möglichkeit, den Zugriff auf die Formulare und Berichte einer Datenbank komfortabler zu gestalten. Sie verleiht der Datenbank ein professionelles Aussehen und ist ohne viel Aufwand zu erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Falls nicht bereits geschehen, öffnen Sie die Adreßbuch-Datenbank.
  2. Wählen Sie den Befehl EXTRAS/ADD-INS/ÜBERSICHTS-MANAGER aus der Menüzeile.
Abb. 17.1: Der Übersichts-Manager von Access

Übersichtsseiten

Die Startseite des Übersichts-Managers zeigt die Bezeichnungen zweier sogenannter Übersichtsseiten an. Hinter der Bezeichnung HAUPTÜBERSICHT (STANDARD) verbirgt sich die Hauptübersicht, die Access beim Öffnen der Adreßbuch-Datenbank automatisch anzeigt. Hinter der zweiten Übersichtsseite namens BERICHTSÜBERSICHT verbirgt sich die Auswahlliste der Berichte der Adreßbuch-Datenbank. Sie kennen beide Übersichtsseiten bereits aus Ihrer Arbeit mit der Adreßbuch-Datenbank (siehe Schritte 4 und 6).

Den Wiedervorlage-Bericht einbinden

Sie lernen den Übersichts-Manager am besten verstehen, wenn Sie einfach einmal eine Übersichtsseite bearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die Übersichtsseite BERICHTSÜBERSICHT.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN, damit Access den Dialog Übersichtsseite bearbeiten öffnet.
Abb. 17.2: Ein Übersichtselement hinzufügen

Die Elemente im Dialog ÜBERSICHTSSEITE BEARBEITEN entsprechen den Schaltflächen, die Sie später in der Berichtsübersicht anklicken können. Als Beispiel fügen Sie dieser Übersichtsseite ein Element zum Öffnen des neuen Berichts Wiedervorlage hinzu. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.
  2. Geben Sie VORSCHAU FÜR BERICHT WIEDERVORLAGE als Beschriftung des Übersichtselements ein.
  3. Wählen Sie den Eintrag BERICHT ÖFFNEN aus der Liste des Kombinationsfeldes BEFEHL.
  4. Wählen Sie den Eintrag WIEDERVORLAGE aus der Liste des Kombinationsfeldes BERICHT.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Abb. 17.3: Ein neues Übersichtselement

Element verschieben

Mit diesen Schritten haben Sie der Übersichtsseite BERICHTSÜBERSICHT ein neues Element hinzugefügt. Sie sollten dieses Element jetzt noch an eine günstige Position verschieben. Markieren Sie es dazu, und klicken Sie auf die Schaltfläche AUFWÄRTS.

Änderung testen

Um die Auswirkung dieser Änderung zu testen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIEßEN, um den Dialog ÜBERSICHTSSEITE BEARBEITEN zu beenden.
  2. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche SCHLIEßEN, um auch den Dialog ÜBERSICHTS-MANAGER zu beenden.
  3. Falls das Formular HAUPTÜBERSICHT noch geöffnet ist, schließen Sie es durch einen Klick auf das Schließen-Symbol.
  4. Klicken Sie im Datenbankfenster auf das Register FORMULARE.
  5. Führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag ÜBERSICHT durch, um das Hauptübersicht-Formular zu öffnen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche BERICHTSVORSCHAU.
Abb. 17.4: Die neue Berichtsübersicht

In der Berichtsübersicht sehen Sie nun eine neue Schaltfläche mit der Beschriftung VORSCHAU FÜR BERICHT WIEDERVORLAGE. Wenn Sie einmal probeweise auf diese Schaltfläche klicken, öffnet Access die Seitenansicht des Berichts WIEDERVORLAGE. Sie sehen also, daß eine mit dem Übersichts-Manager von Access gestaltete Übersichtsseite einem Formular mit Schaltflächen entspricht. Demgegenüber entspricht ein sogenanntes Übersichtselement einer einzelnen Schaltfläche, die direkt zur Ausführung eines Befehls führt.

Das Notizen-Formular einbinden

Mit diesem Wissen können Sie nun das neue Notizen-Formular in die Hauptübersicht integrieren. Diesmal lernen Sie einen alternativen Weg zum Start des Übersichts-Managers kennen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in der Berichtsübersicht auf die Schaltfläche ZUR HAUPTÜBERSICHT ZURÜCKKEHREN.
  2. Um den Übersichts-Manager zu starten, klicken Sie in der Hauptübersicht auf die Schaltfläche EINTRÄGE DER ÜBERSICHT ÄNDERN.
  3. Markieren Sie den Eintrag HAUPTÜBERSICHT (STANDARD).
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.
  6. Geben Sie den Text NOTIZEN EINGEBEN/ANZEIGEN als Bezeichnung des Übersichtselement ein.
  7. Wählen Sie den Eintrag FORMULAR IM BEARBEITUNGSMODUS ÖFFNEN aus der Liste des Kombinationsfeldes BEFEHL.
  8. Wählen Sie den Eintrag ADRESSEN UND NOTIZEN aus der Liste des Kombinationsfeldes FORMULAR.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK
Abb. 17.5: Das Notizen-Formular öffnen

Mit diesen Schritten haben Sie der Hauptübersicht Ihrer Adreßbuch-Datenbank ein neues Element zum Öffnen des Notizen-Formulars hinzugefügt. Im Dialog Übersichtsseite bearbeiten sollten Sie dieses Element nun markieren und es mit der Schaltfläche AUFWÄRTS an eine günstige Position verschieben. Beenden Sie dann den Übersichts-Manager, indem Sie zweimal auf die Schaltfläche SCHLIEßEN klicken. In der immer noch aktiven Hauptübersicht können Sie die Änderungen direkt begutachten. Wenn Sie hier nun auf die Schaltfläche NOTIZEN EINGEBEN/ANZEIGEN klicken, öffnet Access erwartungsgemäß das Formular ADRESSEN UND NOTIZEN. Damit haben Sie die Hauptübersicht Ihrer Adreßbuch-Datenbank um Ihre neuen Formulare und Berichte ergänzt. Wenn Sie später weitere Formulare und Berichte erstellen, sollten Sie diese ebenfalls in die Hauptübersicht integrieren.

Hinweis

Access verwaltet die Übersichtsformulare in einer Tabelle, die sich unter dem Namen ÜBERSICHTSEINTRÄGE in Ihrer Datenbank befindet. Sie sollten diese Tabelle weder bearbeiten noch löschen. Andernfalls riskieren Sie die Funktionalität Ihrer Übersichtsformulare.


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Cover des Buches QuickStart Access 7

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