Schritt 18: Aus der Datenbank telefonieren

06.12.2019

In diesem Schritt erweitern Sie Ihr Formular für Adressen und Notizen um einen automatischen Telefonnummernwähler. Sie lernen dabei einiges über das Erstellen und den Gebrauch von Schaltflächen.

Dauer: 45 Minuten

Den Schaltflächen-Assistent von Access verwenden

In den Schritten 12 und 13 haben Sie Ihre Adreßbuch-Datenbank um ein Formular für Adressen und Notizen erweitert. Wie Sie wissen, speichert die Datenbank nicht nur Notizen, sondern auch Aufgaben. Zum Erledigen einer Aufgabe ist es häufig erforderlich, den Ansprechpartner anzurufen. In der Praxis bedeutet dies, daß Sie die Telefonnummer zunächst aus Ihrer Adreßbuch-Datenbank heraussuchen müssen. Aber damit nicht genug. Sie müssen die Telefonnummer auch noch abtippen. Dank des automatischen Telefonnummernwählers können Sie sich diese Arbeit sparen. Ein richtig verkabeltes Modem vorausgesetzt, können Sie die Arbeit des Wählens zukünftig Access überlassen. Um Ihr Formular entsprechend zu erweitern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Datenbankfenster auf das Register FORMULARE.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag ADRESSEN UND NOTIZEN, um das Kontextmenü zu öffnen.
  3. Wählen Sie den Befehl ENTWURF aus dem Kontextmenü.

Mit diesen Schritten öffnen Sie das Formular ADRESSEN UND NOTIZEN in der Entwurfsansicht. Sie kennen diese Ansicht bereits aus Schritt 13 dieses Buchs. Dort haben Sie Ihr Formular optimiert. Um nun den automatischen Telefonnummer zu integrieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie ggf. den Befehl ANSICHT/EIGENSCHAFTEN aus der Menüzeile, um das Eigenschaftenfenster zu schließen.
  2. Falls diese nicht sichtbar ist, blenden Sie die sogenannte Toolbox über den Befehl ANSICHT/TOOLBOX ein.
Abb. 18.1: Formularentwurf mit Toolbox

Den Befehlsschaltflächen-Assistenten starten

Das Ausblenden des Eigenschaftenfensters schafft mehr Übersicht auf dem Bildschirm. Die Toolbox benötigen Sie, um ein neues Steuerelement für den automatischen Telefonnumernwähler zu erstellen. Die Anordnung des neuen Steuerelements geht schneller, wenn Sie die Arbeit dem sogenannten Befehlsschaltflächen-Assistenten von Access überlassen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie sicher, daß das Symbol STEUERELEMENTASSISTENTEN in der Toolbox markiert ist.
  2. Klicken Sie auf das Symbol BEFEHLSSCHALTFLÄCHE, um es ebenfalls zu markieren.
  3. Klicken Sie auf die Stelle des Detailbereichs, an der Sie den automatischen Telefonnummernwähler anordnen wollen.
Abb. 18.2: Der Befehlsschaltflächen-Assistent von Access

Schaltfläche erstellen

Access startet den Befehlsschaltflächen-Assistenten und zeigt dessen ersten Dialog auf dem Bildschirm an. Der Assistent hält für Sie eine Reihe vordefinierter Befehlsschaltflächen bereit, die in Kategorien unterteilt sind. Den Telefonnummernwähler finden Sie in der Kategorie DIVERSE. Markieren Sie zuerst die Kategorie und dann den Eintrag TELEFONNUMMERNWÄHLER in der Liste AKTIONEN.
Nachdem Sie den Vorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche FERTIGSTELLEN beendet haben, legt der Assistent die neue Befehlsschaltfläche an. Um die Funktion der Schaltfläche zu testen, klicken Sie auf das Symbol FORMULARANSICHT.

Abb. 18.3: Eine Telefonnummer wählen

Eine Person anrufen

In der Formularansicht positionieren Sie zunächst auf die Person, die Sie anrufen wollen. Klicken Sie dann in das Feld mit der Telefonnummer, die Sie wählen wollen. Mit einem Klick auf die Telefon-Schaltfläche öffnen Sie dann den Dialog AUTOWÄHLER. Access gibt hier die Telefonnummer aus dem zuvor aktivierten Eingabefeld vor. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK starten Sie schließlich den Wählvorgang.

Das Gespräch übernehmen

Diese Lösung funktioniert wie gesagt nur, wenn Ihr PC und Ihr Telefon in der richtigen Art und Weise mit einem Modem verkabelt sind. In diesem Fall können Sie nach Abschluß des Wählvorgangs den Hörer vom Telefon abnehmen und auf die Schaltfläche AUFLEGEN klicken. Das Modem übergibt das Gespräch dann sozusagen an Ihr Telefon und Sie können mit Ihrem Gegenüber sprechen. Vergessen Sie aber nicht, nach Abschluß des Telefonats die Aufgabe, die Sie gerade erledigt haben, auch als solche in der Datenbank zu markieren. Alternativ können Sie auch eine neue Aufgabe oder Notiz direkt in das Formular ADRESSEN UND NOTIZEN eingeben.

Weitere Befehlsschaltflächen anlegen

Wenn Sie wollen, können Sie Ihr Formular nun um weitere Schaltflächen ergänzen. Sie finden beispielsweise in der Kategorie DATENSATZNAVIGATION des Assistenten Schaltflächen, die die Suche in der Datenbank erleichtern.


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Cover des Buches QuickStart Access 7


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