Schritt 6: Adressen drucken

17.09.2019

Nachdem Sie Ihre Adressen eingegeben und auf den aktuellen Stand gebrachten haben, erfahren Sie in diesem Schritt wie Sie sie zu Papier bringen. Die vom Assistenten erstellte Adreßbuch-Datenbank enthält einige komfortable Berichte für den Ausdruck Ihrer Daten.

Dauer: 30 Minuten

Adressen nach Namen sortiert drucken

Neben der Anzeige und Bearbeitung von Daten, ist die Ausgabe auf dem Drucker eine der wichtigsten Funktionen einer Datenbank. Der Datenbank-Assistent hat daher eine Reihe sogenannter Berichte erstellt, die für die Ausgabe der Adressen auf Papier bestens geeignet sind.

Adressenformular schließen

Bevor Sie sich diese Berichte ansehen können, müssen Sie das Adressenformular zunächst durch einen Mausklick auf das Symbol SCHLIEßEN in der rechten oberen Ecke des Fensters schließen. Wenn das geschehen ist, zeigt Access wieder die Hauptübersicht der Adreßdatenbank an. Klicken Sie hier auf die Befehlsschaltfläche mit der Beschriftung BERICHTSVORSCHAU, um eine Übersicht der Druckberichte zu erhalten.

Abb. 6.1: Übersicht der Berichte

Die Handhabung der in der Adreßdatenbank gespeicherten Berichte soll exemplarisch anhand des ersten Berichts in der Übersicht erläutert werden. Um ihn zu öffnen, klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche VORSCHAU FÜR BERICHT ADRESSEN NACH DEM NACHNAMEN.

Abb. 6.2: Seitenansicht eines Berichts

Bericht drucken

Access öffnet ein weiteres Fenster, das die Adreßdaten in der Weise anzeigt, wie Sie sie drucken können. Es handelt sich hierbei um die sogenannte Seitenansicht des Berichts. Um den Bericht aus der Seitenansicht zu drucken, klicken Sie auf das Drucken-Symbol.

Seitenansicht schließen

Der Ausdruck der Adressen erfolgt auf dem Drucker, den Sie in der Systemsteuerung von Windows als Standarddrucker konfiguriert haben. Nach Abschluß des Ausdrucks können Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIEßEN beenden. Access zeigt dann wieder das Formular mit der Übersicht der verfügbaren Berichte an.

Weitere Berichte ansehen

Ihre Adreßbuch-Datenbank enthält weitere Berichte, die durchaus eines Blickes wert sind. Auch ohne sie auszudrucken, können Sie sich die Berichte einmal nacheinander in der Seitenansicht anschauen. So erhalten Sie beispielsweise mit dem Bericht VORSCHAU FÜR BERICHT DATENBLATT eine ganz andere Ansicht Ihrer Adressen als mit dem Bericht VORSCHAU FÜR BERICHT ADRESSEN NACH DEM NACHNAMEN.

Abb. 6.3: Adressen als Datenblatt drucken

Hinweis

Bei der Glückwunschkartenliste sollten Sie beachten, daß dieser Bericht nur diejenigen Adressen druckt, bei denen das Kontrollkästchen KARTE SENDEN auf Seite 2 des Adressenformulars angekreuzt ist.
Nachdem Sie sich alle Berichte angesehen haben, klicken Sie in der Berichtsübersicht auf die Schaltfläche ZUR HAUPTÜBERSICHT ZURÜCKKEHREN.

Seitenansicht

Sie erhalten mit der Seitenansicht eines Berichts einen noch besseren Eindruck des späteren Ausdrucks, wenn Sie sich mit ein paar Möglichkeiten dieser Ansicht vertraut machen. Die Seitenansicht zeigt den Bericht in der gleichen Form an, wie er auch ausgedruckt wird. Im unteren Teil des Seitenansichtsfensters finden Sie Navigationsschaltflächen, mit denen Sie in den Seiten des Berichts blättern können. Tabelle 6.1 beschreibt die Symbolleiste in der Seitenansicht.

Tab. 6.1: Die Symbole in der Seitenansicht
Symbol Bedeutung

Druckt den Bericht.

Wechselt zwischen der Anzeige einer ganzen Druckseite und der Anzeige eines vergrößerten Teilbereichs.

Zeigt eine Druckseite auf dem Bildschirm an.

Zeigt zwei nebeneinanderliegende Druckseiten auf dem Bildschirm an.

Verändert den Prozentsatz, um den die Anzeige vergrößert oder verkleinert wird.

Schließt die Seitenansicht.

Gibt den Bericht an MS Excel oder an MS Word aus.

Aktiviert das Datenbankfenster.

Entwirft ein neues Datenbankobjekt.

Zeigt die Hilfe zu dem Objekt an, das Sie als nächstes anklicken.

Drucker einrichten

Mit einem Klick auf das Drucken-Symbol beginnt Access direkt mit dem Ausdruck des Berichts. Wenn Sie vorher den Druckbereich oder andere Druckoptionen einstellen wollen, müssen Sie stattdessen den Befehl DATEI/DRUCKEN aus der Menüzeile wählen. Jetzt beginnt der Ausdruck erst, wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken.

Abb. 6.4: Bericht drucken

Einzelne Seiten drucken

Sie können entweder den gesamten Bericht oder nur bestimmte Seitenzahlen drucken. Wenn Sie nur einzelne Seiten drucken wollen, dann tragen Sie die Seitenzahlen in die Felder VON und BIS ein. Wählen Sie einen Drucker aus dem gleichnamigen Kombinationsfeld, und tragen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare ein.

In Datei drucken

Durch das Ankreuzen des Kontrollkästchens AUSDRUCK IN DATEI können Sie den Ausdruck in eine Datei umleiten. Access fragt dann vor dem Ausdruck nach einem Dateinamen. Geben Sie das Laufwerk, den Pfad und den Namen der Datei an. Der Ausdruck in Dateien erfolgt mit allen Formatierungen des Druckertreibers, so daß Sie die Datei später nur an den Drucker zu kopieren brauchen.
Ein Klick auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN öffnet den gleichnamigen Dialog. Der Aufbau des Dialogs ist weitgehend vom Typ Ihres Druckers abhängig. Abbildung 6.5 zeigt ein Beispiel für den Drucker HP LaserJet III P von Hewlett Packard.

Abb. 6.5: Eigenschaften eines Druckers

Papiergröße

Über die Symbole im oberen Teil des Dialogs stellen Sie die Größe des Papiers ein, auf das Sie drucken wollen. Einige der möglichen Einstellungen sind A4 und verschiedene Umschlaggrößen.

Papierausrichtung

Als mögliche Ausrichtungen stehen Ihnen das Hochformat und das Querformat zur Verfügung. Im Hochformat wird beispielsweise ein DIN-A4-Blatt in der Breite von 21 und der Höhe von 29,7 Zentimetern bedruckt. Im Querformat beträgt die Breite des DIN-A4-Blatts 29,7 und die Höhe 21 Zentimeter.

Weitere Eigenschaften

Weitere Eigenschaften können Sie über die Register im oberen Teil des Dialogs einsehen. Da diese in der Regel stark zwischen den Druckertypen variieren, schlagen Sie deren Dokumentation am besten im Handbuch Ihres Druckers nach.

Seitenansicht zoomen

Access zeigt in der Seitenansicht standardmäßig eine vollständige Druckseite an. Diese Darstellung vermittelt einen guten Überblick, während Einzelheiten jedoch verlorengehen. Wenn Sie mehr Details erkennen wollen, dann klicken Sie auf das Zoom-Symbol. Access zeigt dann einen vergrößerten Ausschnitt der Seitenansicht an. Mit weiteren Schaltflächen der Symbolleiste (siehe Tabelle 6.1) können Sie auch zwei Druckseiten gleichzeitig darstellen oder die Anzeige stufenlos zoomen. Sie lernen diese Symbole am besten kennen, indem Sie mit ihnen experimentieren.

Tips & Tricks

Statt der Verwendung des Symbols können Sie auch auf einen Bereich der Seitenansicht klicken. Access stellt dann genau diesen Bereich vergrößert dar.

In MS Word weiterbearbeiten

Ein Klick auf den Pfeil des Symbols OFFICEVERKNÜPFUNGEN und die Auswahl des Listeneintrags IN MS WORD WEITERBEARBEITEN veranlaßt Access, die Daten des Berichts im sogenannten Rich-Text-Format (kurz: RTF) zu speichern. Außerdem startet Access das Textverarbeitungsprogramm Micorosft Word und veranlaßt dieses Programm, die RTF-Datei zu öffnen. Sie haben so die Möglichkeit, die Berichtsdaten direkt in der Textverarbeitung weiterzubearbeiten.

In MS Excel analysieren

Ein Klick auf den Pfeil des Symbols OFFICEVERKNÜPFUNGEN und die Auswahl des Listeneintrags IN MS EXCEL ANALYSIEREN bereitet die Berichtsdaten für die Weiterbearbeitung mit der Tabellenkalkulation MS Excel für Windows auf. Access startet Excel, erstellt und öffnet ein Arbeitsblatt mit den Daten aus dem Bericht.

Nachricht senden

Die Verwendung des Befehls DATEI/NACHRICHT SENDEN setzt eine Möglichkeit zum Versand von Nachrichten (z.B. MS Mail bzw. MS Exchange) voraus. Sie können den Befehl deshalb nur auswählen, wenn eine Möglichkeit zum Versand von Nachrichten unter Windows installiert ist. Mit einem Klick auf dieses Symbol können Sie die Berichtsdaten an eine zu versendende Nachricht hängen.

Abb. 6.6: Bericht als Nachricht senden

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