Daten aktualisieren mit einer Aktionsabfrage

29.12.2003

Aktualisierungsabfrage erstellen.

Ein klassisches Beispiel für eine Aktualisierung von Daten ist die Änderung des Mehrwertsteuersatzes. Die Erhöhung um ein Prozent wirkt sich auch auf Ihre Datenbestände negativ aus. Sie müssen nämlich bei allen Datensätzen beispielsweise in einer Artikelverwaltung den Mehrwertsteuersatz ändern. Eine unzumutbare Aufgabe.

Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage, die diese lästige Arbeit für Sie übernimmt.

Erstellen Sie eine neue Auswahlabfrage und fügen Sie die zu aktualisierende Tabelle hinzu. Ziehen Sie das Aktualisierungsfeld in das Entwurfsraster, zum Beispiel das Feld MwSt.

Soll die Mehrwertsteuer von 15 % auf 16 % angehoben werden, müssen Sie über ein Kriterium erst alle Sätze mit 15 % selektieren. Der Steuersatz 7 % soll ja erhalten bleiben. Geben Sie also als Kriterium

0,15

ein.

Wandeln Sie die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage um, indem Sie den Menüpunkt Abfrage/Aktualisieren wählen. Im Entwurfsraster wird nun die Zeile Sortierung durch die Zeile Aktualisieren ersetzt. Tragen Sie in dieser Zeile in der Spalte MwSt den Wert

0,16

ein.

Dies ist der Wert, der bei den Datensätzen, die das Kriterium erfüllen, anstelle des alten Wertes eingesetzt wird.

Wechseln Sie in die Datenblattansicht, um noch einmal zu prüfen, ob die richtigen Datensätze selektiert wurden. Durch den Wechseln in die Datenblattansicht wird die Aktualisierung noch nicht durchgeführt. Die Datenblattansicht ist in diesem Fall nur eine Kontrollansicht.

Um die Aktualisierung zu vollziehen müssen Sie zurück in die Entwurfsansicht wechseln und auf das Symbol Ausführen in der Symbolleiste klicken. Damit die versehentliche Aktualisierung vermieden wird, fragt Access noch einmal ab, ob Sie die Daten wirklich aktualisieren möchten.

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