Schritt 4: Adressen einsehen und eingeben

Sie verfügen nun über eine Adreßbuch-Datenbank, die Sie mit dem Datenbank-Assistenten von Access erstellt haben. In diesem Schritt erfahren Sie nun, wie Sie Ihre Adressen in der Datenbank speichern.

Dauer: 45 Minuten

Die Adreßbuch-Datenbank öffnen

Der Datenbank-Assistent hat die Adreßbuch-Datenbank weitgehend automatisch für Sie angelegt. Wenn Sie jetzt direkt an Schritt 3 dieses QuickStarts anknüpfen, dann sehen Sie das Startformular der Datenbank auf dem Bildschirm. Andernfalls müssen Sie die Adreßbuch-Datenbank zunächst öffnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Falls nicht bereits geschehen, starten Sie Access.
2. Markieren Sie im Startdialog von Access die Option ÖFFNET EINE BESTEHENDE DATENBANK.
3. Markieren Sie den Eintrag ADREßBUCH1.MDB in der Liste des Startdialogs.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Beispieldaten anschauen

Nach dem Öffnen der Adreßbuch-Datenbank zeigt Access zunächst ein Fenster mit der Titelzeile HAUPTÜBERSICHT an. Es handelt sich hierbei um ein sogenanntes Formular, daß mit Access erstellt wurde. Im weiteren Verlauf dieses QuickStarts erfahren Sie, wie Sie selbst solche Formulare entwerfen können.

Formulare

Zunächst aber nutzen Sie dieses Formular zur Eingabe und Ansicht von Adressen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche mit der Beschriftung ADRESSEN EINGEBEN/ANZEIGEN.

In den Adressen blättern

Auf dem Bildschirm (oder in Abbildung 4.3) sehen Sie ein weiteres Formular. Es handelt sich im Unterschied zur Hauptübersicht jedoch nicht um ein Formular zu Steuerung der der Adreßbuch-Datenbank, sondern um ein typisches Formular zur Datenbearbeitung. Es enthält beschriftende Texte wie beispielsweise ADRESSEN-NR, VORNAME und NACHNAME. Neben den Beschriftungen finden Sie Felder mit Daten. Abbildung 4.3 zeigt beispielsweise die Adresse von STEFAN BUCHNER an.

Navigationsschaltflächen

Darüber hinaus finden Sie auch hier einige Schaltflächen, über die weitere Befehle verfügbar sind. Im linken unteren Teil des Adressenformulars finden Sie die sogenannten Navigationsschaltflächen. Hier zeigt die Zahl 1 an, daß Sie gerade die erste gespeicherte Adresse einsehen. Der Text VON 5 weist darauf hin, daß sich derzeit insgesamt fünf Adressen in der Datenbank befinden. Mit den in Tabelle 4.1 aufgeführten Navigationsschaltflächen können Sie nun in den Daten blättern.

Tab. 4.1: Navigationsschaltflächen im Adressenformular

Schaltfläche	Wirkung
	Zeigt die erste Adresse an.
	Zeigt die vorhergehende Adresse an.
	Zeigt die nachfolgende Adresse an.
	Zeigt die letzte Adresse an.
	Positioniert auf eine neue Adresse.

Wo kommen die Daten her?

Mit den Navigationsschaltflächen können Sie sich nun die gespeicherten Adressen der Reihe nach anschauen. Wenn Sie sich jetzt die Frage stellen, warum die Datenbank überhaupt schon Adressen enthält, dann schauen Sie sich die Ausführungen zum Datenbank-Assistenten in Schritt 3 noch einmal an. Sie haben dort ein Kontrollkästchen angekreuzt, das den Assistenten zum Einfügen von Beispieldaten veranlaßt.

Die zwei Seiten des Adressenformulars

Im unteren Teil des Adressenformulars finden Sie die Befehlsschaltfläche 2, mit der Sie auf die zweite, sonst nicht sichtbare, Seite des Adressenformulars wechseln können. Die zweite Formularseite enthält Felder für die Eingabe einer E-mail-Adresse, eines Geburtsdatums und einer Anmerkung. Außerdem finden Sie hier das Konstrollkästchen Karte senden, das Sie entweder ankreuzen oder leer lassen können. Dieses Kontrollkästchen ist nur im Zusammenhang mit einer Glückwunschkartenliste, die Sie drucken können, von Bedeutung. Weitere Hinweise hierzu finden Sie weiter unten im Abschnitt Adressen drucken. Durch einen Mausklick auf die Befehlsschaltfläche 1 gelangen Sie wieder zur ersten Formularseite.

Hinweis

Access speichert die Daten nicht im Adressenformular, sondern in der dem Formular zugrundeliegenden Datentabelle. Im weiteren Verlauf dieses QuickStarts erfahren Sie, was solche Tabellen sind und wie Sie Ihre eigenen Tabellen erstellen.

Adressen eingeben

Nachdem Sie einen Überblick über die in der Adreßbuch-Datenbank gespeicherten Daten gewonnen haben, können Sie nun mit der Eingabe Ihrer eigenen Adressen beginnen. Klicken Sie dazu auf das Symbol NEUER DATENSATZ. Sie finden dieses Symbol sowohl in der Symbolleiste als auch im Bereich der Navigationsschaltflächen.

Neuer Datensatz

Das Formular enthält fast nur leere Felder, und Sie können mit der Eingabe einer neuen Adresse beginnen. Probieren Sie das ruhig einmal aus. Um ein Feld zu aktivieren, verwenden Sie die T-Taste oder klicken Sie mit der Maus in einen Eingabebereich. Geben Sie einen Vornamen, einen Namen, usw. ein. Eine Besonderheit ist hier das Feld ADRESSEN-NR. Es enthält beim neuen Datensatz den Wert AUTOWERT. Da Access den Wert dieses Feldes automatisch vergibt, können Sie es nicht bearbeiten.

Auto Wert-Feld

Die Ursache hierfür besteht darin, daß es sich hierbei um ein sogenanntes AutoWert-Feld handelt, in dem Access eine fortlaufende Nummer hochzählt. Da die Datenbank bereits fünf Adressen enthält, erhält die erste Adresse, die Sie eingeben, den AutoWert 6, die zweite den AutoWert 7, usw. Access zeigt den AutoWert an, sobald Sie eine Eingabe in eines der Felder des Adressenformulars beginnen.

Adresse speichern

Wenn Sie die neue Adresse durch die Auswahl des Befehls DATENSÄTZE/DATENSATZ SPEICHERN oder das Betätigen der Tastenkombination HÜ speichern, wird er zum Bestandteil der Datenbank. Durch einen erneuten Klick auf das entsprechende Symbol, können Sie dann wieder zu einer neuen Adresse wechseln und weitere Daten eingeben.

Sortierung

Während des Blätterns in den Adressen ist Ihnen möglicherweise aufgefallen, daß diese nach Nachnamen sortiert sind. Access zeigt die Adresse BUCHNER als erstes und die Adresse PFISTER als letztes an. Wenn Sie nun neue Datensätze eingeben, werden diese nicht automatisch einsortiert. So wird beispielsweise die Adresse MÜLLER nun als letztes angezeigt.
Die Ursache hierfür besteht darin, daß Access neue Datensätze nur zu bestimmten Zeitpunkten einsortiert. Sie können das Sortieren erzwingen, indem Sie den Befehl DATENSÄTZE – FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN aus der Menüzeile wählen oder die Tastenkombination S) betätigen. Beim Öffnen eines Formulars führt Access die Sortierung stets automatisch durch. Wenn Sie das Adressenformular später erneut öffnen, werden die Adressen zunächst in der richtigen Reihenfolge angezeigt. Abweichungen gibt es erst, wenn Sie neue Datensätze eingeben.

Formular schließen

Um das Adressenformular zu schließen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol des Formularfensters. Access zeigt anschließend wieder die Hauptübersicht der Adreßbuch-Datenbank an. Von hier aus können Sie das Adressenformular nun erneut öffnen oder Ihre Arbeit beenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche DIESE DATENBANK SCHLIEßEN, wenn Sie Access beenden oder eine andere Datenbank öffnen wollen.

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