Universelle Berichtsköpfe für Access

Ein einheitliches Erscheinungsbild ist für das Auftreten eines Unternehmens unerlässlich. Das haben auch die Werber unserer Zeit erkannt und einen wahren Kult um den Begriff der Corporate Identity aufgebaut. Ob das ein wenig übertrieben ist, soll hier nicht weiter diskutiert werden. Ganz ohne Zweifel aber sind einheitliche Berichtsköpfe dem guten Aussehen Ihres Unternehmens zuträglich.

Theorie …

Die Vorteile liegen auf der Hand: Ist der Berichtskopf einmal mit Bild und Schrift gestaltet, wird er zum Bestandteil aller Druckberichte. Jeder Betrachter weiß schon nach kurzer Zeit, an welcher Stelle er das Druckdatum, den Titel und die Druckseite des Berichts findet. Die langwierige Orientierung im Druckwerk entfällt damit. Im Außenverhältnis sieht der professionell gestaltete Berichtskopf immer besser als das kunterbunte Durcheinander aus, das viele Berichtskopf-Köche zwingend veranstalten.

…und Praxis

In der Praxis mit Microsoft Access stellt sich jedoch schnell heraus, dass der Kopfbereich jedes Berichts individuell gestaltet werden kann. Schlimmer noch: Access hat keinen Menübefehl, der die Berichtsköpfe einer Datenbank vereinheitlicht. Mit einem kleinen Trick kommen Sie aber trotzdem ans Ziel. Sie brauchen nur einen speziellen Bericht, den Sie in allen anderen Berichten als Berichtskopf verwenden.

So legen Sie einen universellen Berichtskopf an

Mit den folgenden Schritten legen Sie einen speziellen Bericht an, den Sie in allen anderen Berichten als Berichtskopf verwenden können.

1. Legen Sie einen neuen Bericht an.
2. Blenden Sie alle Bereiche außer den Detailbereich aus.
3. Stellen Sie alle Seitenränder auf 0 ein.
4. Legen Sie die Steuerelemente für Datum, Firmenlogo und andere feste Bestandteile des Berichtskopfes an.
5. Fügen Sie dem Detailbereich ein Bezeichnungsfeld namens lblTitel zur Aufnahme der Berichtsüberschrift hinzu.
6. Geben Sie den Text Titel als Steuerelementinhalt des Bezeichnungsfeldes ein.
7. Passen Sie die Schrift dieses Bezeichnungsfeldes und das Layout der anderen Bestandteile nach Ihrem Geschmack an.
8. Legen Sie für das Ereignis Beim Öffnen des Berichts eine Prozedur mit folgenden Anweisungen an: On Error Resume Next Me!lblTitel.Caption = Me.Parent.Caption
9. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen repBerichtskopf.

Die Eingabe des Textes Titel ist erforderlich, da jedes Bezeichnungsfeld bei Access einen Inhalt haben muss. Sie können den Bericht nun per Drag & Drop aus dem Datenbankfenster in den Kopfbereich eines beliebigen anderen Berichts ziehen. Wenn Sie diesen Bericht später in der Seitenansicht öffnen, ersetzt die Ereignisprozedur den Text Titel durch den Wert der Beschriftung-Eigenschaft des Hauptberichts. Das bedeutet, dass im Berichtskopf stets die Beschriftung des Berichts als Titel angezeigt wird.

Bei Bedarf können Sie den Berichtskopf-Bericht repBerichtskopf  nun in den Kopfbereich weiterer Berichte ziehen. Wenn sich die Corperate Identity Ihres Unternehmens ändert, brauchen Sie diese Änderung nur einmal an einer zentralen Stelle vorzunehmen.