Kostenloses Tool zum Download: Wie Sie mit Access Handbücher mit wenig Arbeit erstellen
Veröffentlicht am 13.06.2019
Mit einem einfachen Makro können Sie die Benutzung der Access-Formulare Ihrer Anwendung während der Arbeit quasi nebenbei dokumentieren. Der Beitrag enthält eine Beispieldatenbank zum Download. Diese können Sie direkt mit Microsoft Access verwenden.
Mit Begriffen wie Handbuch und Dokumentation zaubern Sie jedem Datenbank- Entwickler ein Runzeln auf die Stirn. In seinen Augen ist die Arbeit getan, wenn die Datenbank funktioniert. Die meisten von ihnen drücken sich lieber in der Programmiersprache VBA als im geschriebenen Wort aus.
Eines ihrer wichtigsten Argumente lautet: Den größten Teil eines Handbuchs liest sowieso kein Mensch. Dem ist nur schwer etwas entgegenzusetzen. Aber wie läßt sich das ändern? Ein Ansatz aus der Praxis ist das interaktive Handbuch, das während der Arbeit mit der Datenbank quasi von selbst entsteht.
AutoHandbuch speichert zu jedem Formular eine eigene Notiz
Das ideale Szenario sieht folgendermaßen aus: Die Datenbank ist fertig und wird bereits im Netzwerk von mehreren Anwendern eingesetzt. Wann immer jemand eine Frage hat, versucht er, diese im Gespräch mit einem Kollegen oder einem Experten der EDV- Abteilung zu klären. Damit er beim nächsten Mal nicht wieder fragen muß, kann sich der Anwender gleich im Formular eine Notiz hinterlegen. Der Clou: Die Notizen eines jeden Anwenders sind auch allen anderen Benutzern zugänglich. So entsteht die Dokumentation mit allen relevanten Informationen sozusagen von selbst und an der täglichen Praxis orientiert.
So nutzen Sie AutoHandbuch in Ihren Formularen
Um Ihre eigenen Datenbanken mit dieser Auto- Dokumentation auszustatten, brauchen Sie sich nur die Datenbank zu diesem Beitrag auf Ihre Festplatte zu laden. Importieren Sie dann folgende Komponenten in Ihre Datenbank:
- Die Tabelle tblFormularInfo
- Das Formular frmFormularInfo
- Das Makro Formularnotizen
Nachdem Sie ein beliebiges Formular in der Entwurfsansicht geöffnet haben, ziehen Sie das Makro Formularnotizen aus dem Datenbank- in das Formularfenster. Access fügt dem Formular dann automatisch eine Befehlsschaltfläche zum Start des Makros hinzu. Sie brauchen also nur noch die Format- Eigenschaft der Schaltfläche so zu ändern, daß sie sich in das übrige Layout des Formulars einfügt.
Ein Blick auf die Technik
In der Formularansicht löst ein Klick auf die Befehlsschaltfläche eine Reihe von Aktionen aus: Das Makro öffnet das Formular frmFormularInfo, das unter anderem zur Eingabe der Notiz dient. Das Formular enthält etwas VBA- Code, der die Notizen in der Tabelle tblFormularInfo speichert. Als Schlüssel dient der Name des jeweils aktuellen Formulars. Auf diese Weise wird die Notiz automatisch an das Formular gebunden, aus dem das Makro frmFormularInfo gebunden ist. Sollte sich für ein Formular noch kein Datensatz in der Tabelle befinden, wird dieser automatisch hinzugefügt.
AutoHandbuch zum Download
Die Datenbank enthält alle Komponenten, die Sie für den Einbau von AutoHandbuch in Ihre eigenen Datenbanken benötigen. Zwei Beispielformulare zeigen den Gebrauch der neuen Technik.